회의록은 이제 회의실이 알아서 써요 — Mars 이야기

TL;DR

Mars는 Meeting Auto Recording System의 약자예요. 마인드로직 사내 회의를 자동으로 기록하고 요약하는 시스템을 직접 만들고 있어요. 회의실에 둔 맥북이나 태블릿이 구글 캘린더 알림에 맞춰 알아서 녹음하고, AI가 요약과 액션 아이템을 뽑고, 결과는 DB에 저장된 뒤 사내 슬랙 채널로 자동 공유돼요. 사람의 개입이 들어갈 자리가 거의 없도록 하드웨어부터 파이프라인까지 다시 설계한 이야기예요.

Mars 한눈에

구글 캘린더 (회의실 리소스 예약)
        ↓ 알림 트리거
회의실 디바이스 — 맥북 또는 태블릿 (자동 녹음 시작/종료)
        ↓ 오디오 업로드
백엔드 파이프라인 (트랜스크립트 → 요약 → 액션 아이템)
        ↓ 구조화 저장
데이터베이스 + 구글 독스 (풀 트랜스크립트 백업)
        ↓ 채널 라우팅
사내 슬랙 — 인포미 봇이 전사 자동 포스팅

핵심은 사람이 매번 무언가를 켜고 끄지 않아도 된다는 것. 회의실에 앉아 회의를 시작하고, 끝내고 일어나면 그 사이의 모든 것은 알아서 정리돼 있는 흐름이에요.

1. 하드웨어 — 회의실에 둔 디바이스

처음엔 일렉트론 데스크톱 앱이나 개인 노트북 기반 클라이언트도 검토했어요. 다만 어떤 형태든 누군가의 노트북을 매번 켜야 한다는 모양이 되더라고요. 그래서 방향을 바꿨어요. 회의실마다 전용 디바이스를 한 대 두는 것.

지금 구성은 이래요.

회의실마다 맥북 또는 태블릿 1대 + 외장 마이크 (회의실 환경에 맞춰 섞어 두고 있어요)
라즈베리 파이 5(8GB) + 케이스 + 쿨링 팬으로 이루어진 백업/대체 옵션도 검토 중
VAD(Voice Activity Detection)로 3~5분 이상 음성이 없으면 자동 녹음 중단
회의실 외부의 누구도 손댈 필요 없는 고정 디바이스

어떤 디바이스를 쓰는지는 사실 핵심이 아니에요. 중요한 건 그 자리에 항상 있고, 알아서 켜지고, 알아서 멈춘다는 것 — 그게 회의 후처리에서 사람을 빼는 첫 번째 조건이거든요.

2. 구글 캘린더 연동 — 알림이 트리거예요

태블릿이 언제 켜져야 하는지는 구글 캘린더가 알려줘요.

회의실 리소스가 포함된 캘린더 이벤트를 구독
이벤트 시작 시각에 해당 회의실 태블릿에 알림
이벤트의 제목, 시간, 참석자 정보를 메타데이터로 자동 매칭

회의를 만들 때 회의실을 잡으면 끝이에요. 별도의 "녹음 시작"이 없어요.

3. AI 파이프라인 — 트랜스크립트, 요약, 액션 아이템

녹음 파일이 들어오면 백엔드에서 자동으로 다음 작업이 일어나요.

트랜스크립트 — 음성을 텍스트로 변환
요약 — 회의 한 줄 요약 + 주요 논의 포인트
액션 아이템 — "누가 무엇을 언제까지" 형태로 추출
세부정보 — 결정 사항, 배경, 논의된 옵션들

결과는 JSON으로 구조화돼서 데이터베이스에 저장되고, 풀 트랜스크립트는 구글 독스에도 함께 보관돼요. 둘 다 보관하는 이유는 단순해요. DB는 검색·인용에 좋고, 구글 독스는 사람이 읽기에 편하니까요.

Mars가 자동 생성한 회의록 — 요약, 세부정보, 액션 아이템이 구글 독스로 정리됨

4. 데이터베이스화 — 검색되고 인용될 수 있게

회의록을 PDF나 텍스트 파일로 던지면 며칠 안에 묻혀요. 그래서 모든 결과물을 처음부터 쿼리할 수 있는 형태로 저장하고 있어요.

meeting: 회의 단위 메타데이터, 요약, 상태
transcript_segment: 시간 순 발화 세그먼트
action_item: 액션 아이템 단위 (담당자, 마감일, 원본 발화)
attendee: 참석자
slack_channel_rule: 회의 제목 → 슬랙 채널 라우팅 규칙

이렇게 쪼개 두면 단순히 "회의록을 보관"하는 것을 넘어서, 회의의 결정과 액션을 조립 가능한 단위로 다룰 수 있어요. 예를 들어 액션 아이템만 모아서 미완료 목록을 뽑거나, 특정 키워드가 처음 등장한 회의를 찾는 게 가능해져요.

5. 전사 공유 — 인포미 슬랙봇이 자동 포스팅

회의 종료 후 몇 분 안에 사내 슬랙봇 *인포미(Informe)*가 해당 채널에 요약을 포스팅해요. 회의 제목 기반의 채널 라우팅 규칙(slack_channel_rule)에 따라 해당 팀의 채널로 자동으로 들어가요.

인포미 슬랙봇이 Mars 회의 요약을 자동 포스팅한 모습

포함되는 정보는 단순해요. 한 줄 요약, 액션 아이템, 주요 논의, 풀 트랜스크립트 링크. 회의에 들어오지 못한 사람도 슬랙만 보면 30초 안에 따라잡을 수 있어요.

6. 회사의 메모리 레이어 — 인포미가 직접 답해요

여기까지였으면 그냥 "AI 회의록 도구"였을 거예요. 진짜 가치는 인포미와 연결되면서 나타나기 시작했어요.

인포미는 사내 운영 업무를 돕는 슬랙봇이에요. DB 조회, 지라 티켓 생성, 코드 검색, 인프라 모니터링 같은 일을 처리하는데, Mars의 회의 DB가 인포미의 컨텍스트로 들어가면서 답할 수 있는 질문의 폭이 확 넓어졌어요.

"지난 사업개발 회의에서 그 학교 견적 어떻게 내기로 했지?"

"지지난주 AI 미팅에서 결정된 게 뭐였어?"

"이거 누가 하기로 한 거였더라?"

이런 질문에 인포미가 DB의 회의 기록을 직접 인용해서 답할 수 있게 된 거예요.

여기서 한 발 더 나아가면, Mars는 회사의 메모리 레이어 중 하나라는 그림이 그려져요.

회의에서 결정된 사실 → Mars
코드와 PR 히스토리 → GitHub
고객 문의와 응대 → 슬랙 + 운영 DB
운영 노하우와 학습된 패턴 → 인포미 메모리 시스템

이 조각들이 하나의 슬랙봇 인터페이스로 연결되면, 사내 누구나 "우리는 그거 어떻게 처리하지?" 같은 질문에 평등하게 답을 받을 수 있어요. 이게 우리가 knowledge base라는 단어 대신 회사의 메모리라고 부르고 싶은 이유예요.

앞으로

다음 단계는 두 가지예요.

먼저 말한 사람을 알아맞히기. 화자 분리 + 사내 구성원 매칭을 붙여서 "재호가 이걸 하기로 했다"가 자동으로 잡히게 만들 거예요.

그리고 액션 아이템에서 지라 티켓으로. 회의에서 결정된 일이 그 자리에서 티켓이 되고, 담당자에게 자동 할당되는 흐름을 붙일 계획이에요.

회의가 끝났을 때 추가 작업이 필요 없는 회사. 그게 Mars가 만들고 싶은 모습이에요.

마인드로직은 이런 내부 도구를 직접 만들면서 일하는 방식 자체를 매번 다시 설계하는 팀이에요. 관심 있다면 마인드로직 채용 페이지에서 열린 포지션을 확인해 보세요.